لماذا يجب تحديد طريقة التعامل مع بيانات تطبيقك القديمة عند تطوير نظام جديد
لا تنقل مشكلات النظام القديم إلى تطبيقك الجديد
إعادة تطوير التطبيق تمثل فرصة لتحسين البنية التقنية وطريقة التشغيل وتجربة المستخدم، لكن هذه الفرصة قد تضيع إذا تم نقل جميع البيانات القديمة إلى النظام الجديد دون مراجعة جودتها ومدى الحاجة إليها.
فقد تحتوي قاعدة البيانات القديمة على حسابات مكررة أو منتجات متوقفة أو تصنيفات لم تعد مستخدمة أو سجلات ناقصة تم إنشاؤها خلال سنوات من التشغيل والتعديلات المختلفة.
وعندما يتم نسخ هذه البيانات مباشرة يصبح النظام الجديد مضطرًا إلى التعامل مع المشكلات نفسها رغم أن بنيته البرمجية وتصميمه قد يكونان أكثر تطورًا.
لذلك من الأفضل قبل عملية النقل وضع معايير واضحة تحدد البيانات الصالحة للترحيل والسجلات التي تحتاج إلى تصحيح وتلك التي يمكن الاحتفاظ بها خارج النظام التشغيلي الجديد.
فعلى سبيل المثال قد يتم دمج حسابات العملاء المكررة إذا كان من الممكن التأكد من أنها تخص المستخدم نفسه بدلًا من استمرار وجود عدة ملفات لشخص واحد.
كما يمكن مراجعة المنتجات والخدمات التي تم إيقافها منذ فترة طويلة وعدم نقلها إلى القوائم النشطة إلا إذا كانت هناك حاجة للاحتفاظ بها ضمن تاريخ الطلبات السابقة.
ويمكن كذلك توحيد أسماء المدن والفروع والتصنيفات والقيم التي كانت تُكتب سابقًا بأكثر من صيغة حتى يصبح استخدامها في البحث والتقارير أكثر دقة.
هذه العملية لا تهدف إلى حذف التاريخ المهم للشركة، وإنما إلى الفصل بين البيانات التي يحتاجها التشغيل الحالي والمعلومات التي يكفي الاحتفاظ بها للأرشفة والرجوع إليها عند الحاجة.
كما تساعد عملية التنظيف على اكتشاف المشكلات التي ربما لم تكن واضحة في النظام القديم بسبب تراكم البيانات واعتياد الموظفين على التعامل معها يدويًا.
تحديد البيانات التي تستحق النقل يقلل تعقيد النظام الجديد
ليس من الضروري أن تنتقل كل معلومة تم تخزينها منذ إطلاق التطبيق القديم إلى النظام الجديد، لأن بعض البيانات قد تكون مرتبطة بخصائص لم تعد موجودة أو عمليات توقفت الشركة عن استخدامها منذ فترة طويلة.
وقد يؤدي نقل كل شيء دون تمييز إلى زيادة حجم قاعدة البيانات وتعقيد عملية الترحيل وإجبار الفريق على دعم حقول وعلاقات لا توجد لها فائدة حقيقية في الإصدار الجديد.
لذلك يجب قبل البرمجة مراجعة مجموعات البيانات الموجودة وتصنيفها وفق أهميتها للاستخدام الحالي والتاريخ التشغيلي والمتطلبات القانونية أو الإدارية الخاصة بالمشروع.
فحسابات العملاء النشطين والطلبات الجارية قد تحتاج إلى أولوية كبيرة لأنها تؤثر مباشرة على استمرارية الخدمة عند الانتقال بين النظامين.
أما بعض السجلات التاريخية القديمة فقد يكون من المناسب الاحتفاظ بها في أرشيف يمكن الرجوع إليه بدلًا من وضعها بالكامل داخل قاعدة التشغيل اليومية.
وقد توجد بيانات أخرى يمكن الاستغناء عنها إذا كانت مؤقتة أو مكررة أو لم يعد لها استخدام واضح بعد تغيير طريقة عمل التطبيق.
هذا القرار يساعد فريق التطوير على تصميم قاعدة البيانات الجديدة وفق احتياجات المشروع المستقبلية بدلًا من إجباره على تقليد بنية النظام القديم بالكامل حتى يستطيع استيعاب كل شيء.
كما يقلل عدد السيناريوهات التي يجب اختبارها أثناء الترحيل ويجعل اكتشاف الأخطاء في البيانات المنقولة أكثر سهولة.
وتستفيد الإدارة أيضًا من وجود نظام أكثر وضوحًا لا يحتوي على قوائم وتصنيفات قديمة تجعل الموظفين غير قادرين على التمييز بين البيانات النشطة وغير المستخدمة.
ومن المهم أن تشارك الأقسام المعنية في تحديد البيانات الضرورية لأن الفريق التقني وحده قد لا يعرف القيمة التشغيلية أو المحاسبية لبعض السجلات القديمة.
كما يجب الانتباه إلى أن عدم نقل سجل إلى قاعدة التشغيل الجديدة لا يعني بالضرورة حذفه نهائيًا، فقد تكون الأرشفة هي الخيار الأنسب لبعض المعلومات.
ويمكن تحديد مدة الاحتفاظ وطريقة الوصول إلى الأرشيف والصلاحيات المسموح لها بمراجعة هذه البيانات وفق طبيعة نشاط الشركة ومتطلباتها.
وبذلك تصبح عملية النقل مبنية على احتياجات واضحة بدلًا من افتراض أن الاحتفاظ بكل شيء داخل النظام الجديد هو الخيار الأكثر أمانًا دائمًا.
الحفاظ على حسابات العملاء عند تغيير النظام يحمي استمرارية التجربة
من أكثر الجوانب حساسية عند استبدال تطبيق قديم بنظام جديد طريقة التعامل مع حسابات المستخدمين، لأن مطالبة العملاء بالبدء من الصفر قد تجعل التطوير التقني يبدو لهم وكأنه فقدان لجزء من الخدمة التي اعتادوا عليها.
فالعميل قد يتوقع بعد تحديث التطبيق أن يجد بياناته الأساسية وطلباته وحجوزاته ونقاطه أو اشتراكاته وغيرها من المعلومات المهمة كما كانت قبل الانتقال.
ولهذا يجب تحديد مبكرًا ما الذي سيتم نقله من ملف المستخدم وما البيانات التي ستظهر له في النسخة الجديدة وما المعلومات التي لن تكون متاحة بسبب اختلاف النظام أو سياسة المشروع.
كما يجب دراسة طريقة التعامل مع بيانات تسجيل الدخول بعناية، لأن كلمات المرور لا تكون عادة محفوظة كنصوص يمكن نقلها ببساطة من قاعدة إلى أخرى، وقد تختلف آليات المصادقة بين النظامين.
وفي بعض الحالات يمكن الحفاظ على تسجيل الدخول وفق بنية متوافقة، بينما قد تحتاج حالات أخرى إلى مطالبة المستخدم بإعادة تعيين كلمة المرور بطريقة منظمة وآمنة.
ومن المهم التخطيط لهذا السيناريو قبل الإطلاق حتى لا يفاجأ عدد كبير من العملاء بعدم القدرة على الدخول دون وجود تعليمات واضحة تساعدهم على استعادة الوصول إلى حساباتهم.
كما ينبغي التأكد من عدم إنشاء حسابات جديدة لمستخدمين لديهم سجلات قديمة نتيجة اختلاف طريقة التعرف على البريد أو رقم الهاتف بين النظامين.
فإنشاء حسابين للعميل نفسه قد يؤدي إلى توزيع الطلبات والمزايا والبيانات بين أكثر من ملف ويجعل خدمة العملاء أكثر صعوبة.
كما تحتاج الطلبات الحالية أو الحجوزات المستقبلية إلى عناية خاصة حتى لا تختفي من حساب المستخدم أثناء الانتقال إلى النظام الجديد.
وقد يكون من الضروري إعطاء هذه السجلات أولوية في الاختبار لأنها ترتبط بخدمات لم يتم تنفيذها بعد ولا يمكن التعامل معها كبيانات تاريخية فقط.
ويجب كذلك مراجعة الروابط بين المستخدم والعناوين ووسائل الدفع المحفوظة والمفضلة والمزايا الأخرى وفق ما يسمح به التصميم والسياسات المعتمدة.
ترحيل الطلبات القديمة يحتاج إلى خطة تحافظ على تاريخ العمليات
تمثل الطلبات والحجوزات والمعاملات السابقة ذاكرة تشغيلية مهمة للتطبيق، لأنها لا تخدم العميل فقط عند مراجعة تاريخه وإنما تعتمد عليها الشركة أيضًا في خدمة العملاء والتقارير والمتابعة ومعالجة المشكلات السابقة.
وعند تطوير نظام جديد يجب تحديد كيفية التعامل مع هذه السجلات بدلًا من افتراض إمكانية نسخها مباشرة، لأن نموذج الطلب الجديد قد يحتوي على مراحل وحقول مختلفة عن النموذج المستخدم سابقًا.
فقد تكون حالات الطلب القديمة مكتوبة بمسميات لم تعد موجودة، أو تكون طريقة حساب الأسعار والخصومات والشحن قد تغيرت في النظام الجديد.
ولهذا يجب وضع خريطة توضح كيفية تحويل كل حالة وقيمة وعلاقة قديمة إلى الشكل المناسب داخل البنية الجديدة دون تغيير المعنى الحقيقي للعملية.
ومن الضروري الحفاظ على البيانات المالية التاريخية كما تمت وقت تنفيذ الطلب بدلًا من إعادة حسابها وفق الأسعار أو الضرائب أو القواعد الحالية.
فالطلب القديم يجب أن يعكس ما حدث فعليًا في تاريخ إنشائه حتى إذا تغير سعر المنتج أو طريقة تقديم الخدمة بعد ذلك.
كما يجب الحفاظ على ارتباط الطلب بصاحبه وبالعناصر التي اشتراها أو حجزها حتى إذا أصبحت هذه العناصر غير متاحة للبيع في الوقت الحالي.
وقد يحتاج النظام الجديد إلى الاحتفاظ بنسخة تاريخية من اسم المنتج وسعره وقت الطلب بدلًا من الاعتماد فقط على البيانات الحالية للمنتج.
وتزداد أهمية التخطيط عندما توجد طلبات مفتوحة وقت الانتقال، لأنها تحتاج إلى الاستمرار في مراحل التنفيذ دون أن تضيع حالتها بين النظام القديم والجديد.
ويمكن تحديد نقطة توقف واضحة لإنشاء العمليات في النظام السابق ثم تنفيذ مزامنة نهائية قبل تحويل المستخدمين والموظفين إلى النظام الجديد.
كما ينبغي اختبار حالات مختلفة من الطلبات وليس السجلات المكتملة فقط، مثل الطلبات الملغاة والمستردة والجارية والحجوزات المستقبلية والحالات التي تحتوي على تعديلات.
وتساعد المقارنة بين إجمالي السجلات والقيم المالية والحالات قبل النقل وبعده على اكتشاف أي اختلافات تحتاج إلى معالجة قبل الإطلاق.
كما يمكن تحديد ما إذا كان العميل سيشاهد كامل تاريخه داخل التطبيق الجديد أم جزءًا محددًا منه مع الاحتفاظ بالباقي في أرشيف الإدارة.
هذا القرار يجب أن يكون معروفًا قبل تصميم شاشات سجل الطلبات حتى تكون تجربة المستخدم متوافقة مع البيانات التي سيتم توفيرها فعليًا.
وعندما تتم معالجة تاريخ العمليات بهذه الدقة يستطيع النظام الجديد تقديم تجربة مستمرة دون فقدان السجل الذي بنته الشركة والعملاء خلال سنوات التشغيل السابقة.
