تطوير التطبيقات التي تتعامل مع معلومات العملاء
كيف تبني تطبيقًا يدير بيانات العملاء بطريقة منظمة وقابلة للتوسع
تطوير تطبيق يعتمد على معلومات العملاء يحتاج منذ البداية إلى تصور واضح لكيفية انتقال البيانات بين واجهات المستخدم وقاعدة البيانات ولوحة الإدارة والخدمات الخارجية، لأن التنظيم المبكر يقلل كثيرًا من المشكلات عند توسع المشروع.
فعندما يسجل العميل حسابًا أو يضيف عنوانًا أو ينفذ طلبًا أو يحجز خدمة فإن التطبيق ينتج مجموعة من المعلومات التي يجب ربطها بصورة صحيحة بحساب المستخدم حتى يسهل الرجوع إليها وإدارتها لاحقًا.
وكلما زاد عدد الخدمات التي يقدمها التطبيق أصبحت الحاجة إلى تنظيم هذه العلاقات أكبر، لأن البيانات غير المرتبة قد تجعل إضافة أي خاصية جديدة عملية معقدة تحتاج إلى تعديلات واسعة في أجزاء مختلفة من النظام.
ولهذا ينبغي عند تحليل المشروع تحديد البيانات الأساسية لكل مستخدم والبيانات المرتبطة بالطلبات أو الحجوزات أو المعاملات أو التفضيلات بدلًا من وضع جميع المعلومات داخل هيكل واحد يصعب تطويره مستقبلًا.
كما ينبغي التفكير في النمو المتوقع للمشروع، لأن التطبيق الذي يبدأ بمئات المستخدمين قد يصل لاحقًا إلى آلاف أو أعداد أكبر، وهو ما يجعل قابلية التوسع عنصرًا مهمًا عند بناء النظام من البداية.
ويجب ألا يشعر العميل بهذا التعقيد التقني أثناء الاستخدام، بل ينبغي أن تظهر له واجهات بسيطة يستطيع من خلالها إضافة معلوماته وتعديلها والوصول إليها دون خطوات طويلة أو خيارات يصعب فهمها.
كما تساعد لوحة التحكم الجيدة صاحب المشروع على الوصول إلى البيانات التي يحتاج إليها لإدارة الخدمة دون الاضطرار إلى التعامل مع معلومات لا ترتبط بالمهمة التي يقوم بها في تلك اللحظة.
ويمكن تقسيم صلاحيات فريق الإدارة بحيث يتمكن موظف خدمة العملاء مثلًا من الوصول إلى المعلومات الضرورية لمتابعة الطلب، بينما تبقى البيانات الأخرى خارج نطاق الصلاحيات التي يحتاج إليها لأداء عمله.
ويعتبر تسجيل العمليات المهمة داخل النظام من الممارسات المفيدة كذلك، لأنه يساعد الإدارة على معرفة التغييرات التي تمت على بعض البيانات ومتابعة المشكلات عند ظهورها بدلًا من البحث العشوائي عن أسبابها.
كما يجب دراسة مدة الاحتفاظ بأنواع البيانات المختلفة وفقًا لطبيعة المشروع والمتطلبات القانونية وسياسات الخدمة، بدلًا من تخزين كل معلومة إلى أجل غير محدد دون وجود حاجة واضحة لذلك.
وعند إضافة نظام تحليلات إلى التطبيق ينبغي تحديد المعلومات المطلوبة للتحليل بعناية حتى يحصل المشروع على مؤشرات مفيدة دون جمع تفاصيل إضافية لا تقدم قيمة حقيقية لاتخاذ القرارات.
وتظهر أهمية البنية المنظمة أيضًا عندما يرغب صاحب المشروع في إضافة موقع إلكتروني أو نظام جديد مرتبط بالتطبيق، لأن وجود قاعدة واضحة يسهل تبادل المعلومات بين القنوات المختلفة بصورة أكثر كفاءة.
حماية معلومات العملاء مسؤولية تبدأ من مرحلة تصميم التطبيق
من الأخطاء التي قد تحدث عند تطوير التطبيقات اعتبار حماية معلومات العملاء مرحلة يتم التفكير فيها بعد الانتهاء من البرمجة، بينما الأفضل أن تدخل متطلبات الحماية ضمن تحليل المشروع وتصميم بنيته منذ البداية.
فعندما يتم تحديد البيانات التي سيجمعها التطبيق يمكن في الوقت نفسه تحديد درجة حساسيتها ومن يحتاج إلى الوصول إليها وأين سيتم تخزينها وكيف سيتم استخدامها خلال تشغيل الخدمة.
ويساعد هذا الأسلوب على تجنب إنشاء خصائص تعتمد على الوصول الواسع وغير الضروري إلى معلومات المستخدمين، لأن كل جزء من التطبيق يتم تصميمه وفق الاحتياجات الفعلية للخدمة.
كما ينبغي الاهتمام بطرق الاتصال بين التطبيق والخادم حتى يتم نقل المعلومات بطريقة مناسبة، خاصة عندما يقوم المستخدم بإرسال بيانات الحساب أو تنفيذ عمليات تحتاج إلى التواصل المستمر مع النظام الخلفي.
وتحتاج كلمات المرور وبيانات الدخول إلى معالجة صحيحة وفق الممارسات التقنية المناسبة بدلًا من التعامل معها بالطريقة نفسها التي يتم بها التعامل مع البيانات العادية داخل النظام.
كذلك ينبغي أن تعتمد لوحة التحكم على حسابات وصلاحيات واضحة حتى لا يستطيع أي مستخدم إداري الوصول إلى أجزاء لا يحتاج إليها لتنفيذ مسؤولياته اليومية.
ويساعد توزيع الصلاحيات على تقليل الوصول غير الضروري إلى بيانات العملاء، كما يجعل إدارة الموظفين والحسابات الإدارية أكثر تنظيمًا عندما يكبر فريق تشغيل المشروع.
ومن الجوانب المهمة أيضًا مراجعة الخدمات الخارجية التي يتم ربطها بالتطبيق، لأن بعض الخصائص مثل الدفع والرسائل والتحليلات والخرائط قد تتطلب انتقال بيانات إلى أنظمة أخرى.
ويجب معرفة نوع المعلومات التي تحتاجها كل خدمة خارجية وعدم إرسال تفاصيل إضافية لا ترتبط بالوظيفة المطلوبة، لأن تقليل تداول البيانات يساعد على تقليل المخاطر المحتملة.
كما تحتاج التحديثات البرمجية إلى متابعة مستمرة بعد الإطلاق، لأن حماية التطبيق ليست قرارًا يتم اتخاذه مرة واحدة وإنما عملية مرتبطة باستمرار تشغيل المشروع وتطور التقنيات المستخدمة فيه.
وتساعد اختبارات النظام على اكتشاف بعض نقاط الضعف والمشكلات قبل وصول النسخة النهائية إلى المستخدمين، لذلك ينبغي ألا تقتصر الاختبارات على شكل الشاشات وسرعة تنفيذ الوظائف فقط.
كما يجب وجود إجراءات واضحة للتعامل مع الحالات غير المتوقعة حتى يستطيع فريق المشروع التحرك بسرعة إذا ظهرت مشكلة مرتبطة بحسابات المستخدمين أو المعلومات المسجلة داخل النظام.
وتساهم سياسة الخصوصية الواضحة في شرح طبيعة البيانات التي يتم جمعها والأسباب التي يتم استخدامها من أجلها، وهو ما يمنح العميل صورة أفضل عن طريقة عمل الخدمة.
لماذا يجب ألا يطلب تطبيقك معلومات أكثر مما يحتاج إليه
قد يعتقد بعض أصحاب المشاريع أن جمع أكبر قدر ممكن من معلومات المستخدمين يمنح التطبيق قيمة تسويقية وإدارية أكبر، لكن تصميم التطبيق على أساس جمع البيانات الضرورية فقط يمكن أن يقدم تجربة أفضل ويقلل التعقيد في الوقت نفسه.
فعندما يواجه المستخدم نموذج تسجيل طويلًا يحتوي على عدد كبير من الحقول قد يشعر أن إنشاء الحساب يحتاج إلى وقت ومجهود أكبر من القيمة التي سيحصل عليها من الخدمة.
ولهذا يمكن تحديد الحد الأدنى من المعلومات المطلوبة لبدء الاستخدام ثم طلب البيانات الإضافية عندما تصبح مرتبطة بخدمة يريد العميل تنفيذها بالفعل داخل التطبيق.
فليس من الضروري مثلًا طلب عنوان المستخدم في مرحلة التسجيل إذا كان التطبيق لن يحتاج إلى العنوان إلا عند تنفيذ عملية توصيل لاحقة، لأن تأجيل الطلب يجعل بداية الاستخدام أسرع.
وينطبق الأمر نفسه على الكثير من الصلاحيات التي تطلبها التطبيقات من الهاتف، حيث ينبغي أن ترتبط كل صلاحية بوظيفة واضحة يستطيع المستخدم فهم سبب الحاجة إليها.
كما أن تقليل كمية البيانات التي يتم جمعها يساهم في تبسيط قواعد البيانات وعمليات الإدارة والنسخ الاحتياطي والتحديث، لأن النظام يتعامل مع المعلومات التي يحتاج إليها المشروع بالفعل.
ويصبح من الأسهل كذلك توضيح سياسة الخصوصية عندما تكون أغراض جمع البيانات محددة، بدلًا من وجود عشرات الأنواع من المعلومات التي لا يعرف المستخدم سبب تخزينها.
ويمكن لصاحب المشروع بالتعاون مع شركة البرمجة مراجعة كل حقل داخل نماذج التطبيق وطرح سؤال بسيط حول مدى ضرورة هذه المعلومة لإتمام الوظيفة التي صُممت الشاشة من أجلها.
وإذا لم تكن هناك حاجة حقيقية للمعلومة فقد يكون حذف الحقل أفضل من الاحتفاظ به لمجرد احتمالية الاستفادة منه مستقبلًا دون وجود خطة واضحة لاستخدامه.
وتزداد أهمية هذه الفكرة عندما يستهدف التطبيق أسواقًا مختلفة قد تمتلك متطلبات تنظيمية متنوعة فيما يتعلق بجمع البيانات واستخدامها والاحتفاظ بها.
كما يمكن أن يؤدي تقليل خطوات إدخال البيانات إلى تحسين تجربة المستخدم وزيادة احتمالية استكمال التسجيل أو الطلب، خاصة في التطبيقات التي تعتمد على سرعة تنفيذ الخدمة.
ولا يمنع ذلك المشروع من تطوير نظام معلومات قوي، وإنما يجعله أكثر تركيزًا على البيانات التي ترتبط بالفعل بتشغيل الخدمة وتحسين تجربة العملاء واتخاذ القرارات.
وعندما تتم إضافة خاصية جديدة مستقبلًا يمكن دراسة المعلومات الإضافية التي تحتاج إليها تلك الخاصية بدلًا من جمعها مسبقًا من جميع المستخدمين دون سبب مباشر.
إدارة صلاحيات فريق العمل تحمي بيانات عملائك وتمنع الفوضى داخل التطبيق
عندما يحتوي التطبيق على لوحة تحكم يستخدمها عدد من الموظفين فإن تطوير نظام الصلاحيات يصبح من الأجزاء الأساسية في المشروع، خاصة إذا كانت المنصة تتعامل يوميًا مع معلومات وطلبات وحسابات عدد كبير من العملاء.
فمن غير المنطقي أن يمتلك كل موظف الصلاحيات نفسها إذا كانت مسؤوليات فريق خدمة العملاء مختلفة عن مسؤوليات المحاسب أو مسؤول المحتوى أو مدير النظام.
ولهذا يمكن تصميم مجموعة من الأدوار داخل لوحة الإدارة بحيث يحصل كل دور على الأدوات والمعلومات التي يحتاج إليها فقط لتنفيذ المهام المرتبطة بوظيفته.
ويساعد هذا التنظيم على تقليل احتمالية إجراء تعديلات غير مقصودة، لأن الموظف لن يتمكن من الوصول إلى إعدادات أو بيانات لا تدخل ضمن نطاق عمله الأساسي.
كما يجعل النظام أكثر سهولة للموظفين أنفسهم، لأن لوحة التحكم تعرض لكل مستخدم الخيارات المهمة بالنسبة إليه بدلًا من إظهار عدد كبير من الأقسام التي لا يستخدمها.
ويمكن أن تتضمن الصلاحيات التحكم في مشاهدة البيانات أو تعديلها أو حذفها أو تصديرها، بحيث يتم تحديد مستوى الوصول وليس مجرد السماح بالدخول إلى القسم بالكامل.
وتصبح هذه التفاصيل أكثر أهمية في المشاريع الكبيرة التي تضم فروعًا أو مناطق مختلفة، حيث قد يحتاج كل مدير إلى الوصول إلى العملاء والطلبات المرتبطة بفرعه فقط.
كما يمكن تسجيل بعض العمليات الإدارية المهمة حتى يستطيع مدير النظام معرفة الحساب الذي أجرى تعديلًا معينًا ووقت تنفيذ العملية عند الحاجة إلى مراجعة ما حدث.
ويفيد ذلك عند حدوث خطأ في بيانات طلب أو حساب عميل، لأن الإدارة تستطيع تتبع مسار التعديل بصورة أفضل بدلًا من الاعتماد على التخمين لمعرفة مصدر المشكلة.
وعندما يغادر أحد الموظفين المشروع يجب أن توجد آلية سهلة لتعطيل حسابه أو تغيير صلاحياته دون التأثير في حسابات بقية فريق العمل أو في النظام نفسه.
كما ينبغي تجنب مشاركة حساب إداري واحد بين عدة أشخاص، لأن الحسابات المنفصلة تساعد على تحديد المسؤوليات وتجعل متابعة النشاط داخل لوحة التحكم أكثر وضوحًا.
ويمكن تطوير نظام الصلاحيات بحيث يكون قابلًا للتعديل مستقبلًا، لأن احتياجات المشروع قد تتغير عند إنشاء أقسام جديدة أو توظيف أشخاص لتنفيذ مسؤوليات لم تكن موجودة عند الإطلاق.
ولهذا يجب مناقشة طبيعة فريق التشغيل مع شركة البرمجة أثناء مرحلة التحليل بدلًا من الانتظار حتى انتهاء التطبيق ثم اكتشاف أن لوحة الإدارة لا تناسب طريقة العمل الحقيقية.
فلوحة التحكم ليست مجرد مكان لمشاهدة البيانات وإنما هي النظام الذي يدير من خلاله المشروع جزءًا كبيرًا من عملياته اليومية وعلاقته بالعملاء.
وبناء صلاحيات مدروسة منذ البداية يجعل إدارة معلومات العملاء أكثر تنظيمًا ويمنح صاحب المشروع قدرة أكبر على توسيع فريقه دون منح الجميع وصولًا مفتوحًا إلى جميع أجزاء النظام.
